Cách tìm khách hàng nhập khẩu: hội chợ, sàn B2B, Thương vụ và dữ liệu thương mại

1. Bắt đầu từ dữ liệu: xác định ai đang mua mặt hàng của doanh nghiệp

Trước khi gửi email chào hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên dựa vào số liệu để định hướng. Công cụ Trade Map của Trung tâm Thương mại Quốc tế (ITC) cho phép xem dòng thương mại theo từng mã HS ở cấp 2, 4 hoặc 6 số của hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ: nước nào nhập khẩu nhiều, mức tăng trưởng ra sao, đang mua từ đối thủ nào và với đơn giá bình quân bao nhiêu.

• Xác định đúng mã HS (mã phân loại hàng hóa) cho sản phẩm trước tiên, vì mọi truy vấn thống kê đều dựa trên mã HS. Xem bài Mã HS là gì.
• Lọc ra 3–5 thị trường có nhu cầu lớn, tăng trưởng đều và thuế nhập khẩu thuận lợi, ví dụ nhờ các hiệp định thương mại tự do (FTA) Việt Nam đã ký.
• So sánh đơn giá nhập khẩu bình quân với giá thành của doanh nghiệp để xác định phân khúc phù hợp với năng lực.

Danh sách thị trường ngắn gọn này giúp các kênh tìm khách ở bước sau tập trung hơn, tiết kiệm công sức và ngân sách.

2. Hội chợ, triển lãm và đoàn giao thương: gặp trực tiếp người mua

Hội chợ chuyên ngành vẫn là nơi người mua và nhà cung cấp gặp nhau nhiều nhất trong thời gian ngắn nhất. Trung tâm Xúc tiến Nhập khẩu từ các nước đang phát triển của Hà Lan (CBI) nhận định hội chợ là nền tảng tốt để tương tác trực tiếp với người mua.

Tại Việt Nam, Bộ Công Thương phê duyệt Chương trình cấp quốc gia về xúc tiến thương mại hằng năm. Chương trình năm 2026 được phê duyệt theo Quyết định 3838/QĐ-BCT ngày 31/12/2025, gồm các hoạt động như tổ chức, tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài, đưa đoàn giao dịch thương mại ra nước ngoài và đón đoàn doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam. Doanh nghiệp có thể theo dõi thông báo của các đơn vị chủ trì để đăng ký tham gia gian hàng chung.

Để một kỳ hội chợ mang lại đơn hàng

• Trước hội chợ: nghiên cứu danh sách đơn vị tham dự, hẹn lịch gặp những người mua phù hợp và chuẩn bị câu hỏi riêng cho từng người.
• Tại gian hàng: làm nổi bật các điểm mạnh như số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) linh hoạt, thời gian giao hàng và các chứng nhận đang có.
• Sau hội chợ: CBI khuyên doanh nghiệp liên hệ lại trong vòng một tuần, tóm tắt nội dung đã trao đổi và đề xuất bước tiếp theo cụ thể.

Nếu mang hàng trưng bày ra nước ngoài rồi mang về, doanh nghiệp nên tìm hiểu sổ tạm quản ATA Carnet do VCCI (Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam) cấp. Nội dung này được trình bày trong bài Gửi hàng mẫu ra nước ngoài.

3. Sàn thương mại điện tử B2B: hiện diện 24/7 trước người mua toàn cầu

Sàn B2B giúp người mua tìm thấy doanh nghiệp ngay cả khi hai bên chưa từng liên hệ. Bộ Công Thương đã phối hợp với các nền tảng lớn để đưa hàng Việt Nam lên kênh này, tiêu biểu là chương trình Gian hàng Quốc gia Việt Nam trên Alibaba.com do Cục Xúc tiến thương mại phối hợp triển khai. Chương trình tuyển chọn doanh nghiệp theo bộ tiêu chí về sản phẩm sản xuất tại Việt Nam, uy tín, chất lượng và mức độ vận hành gian hàng.

• Điền đầy đủ hồ sơ: CBI khuyến nghị hoàn thiện mọi trường thông tin, nêu rõ chuyên môn về sản phẩm, phân khúc hướng đến và sử dụng ảnh chụp chuyên nghiệp.
• Phản hồi nhanh: người mua trên sàn thường so sánh nhiều nhà cung cấp cùng lúc, vì vậy phản hồi sớm là lợi thế rõ rệt.
• Chọn sàn phù hợp với ngành: bên cạnh sàn tổng hợp, nhiều ngành có sàn chuyên biệt. Trước khi trả phí thành viên, doanh nghiệp nên hỏi đơn vị vận hành về số lượng người mua thuộc ngành mình đang sử dụng sàn.

Nội dung chuyên sâu về bán hàng trực tuyến ra nước ngoài có trong bài Xuất khẩu qua sàn TMĐT xuyên biên giới.

4. Hệ thống Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài: đầu mối hỗ trợ tại thị trường

Việt Nam có hơn 60 cơ quan Thương vụ và Chi nhánh Thương vụ ở nước ngoài. Theo bài tổng hợp đăng trên kênh của Trung tâm WTO và Hội nhập (VCCI), các Thương vụ đang hỗ trợ doanh nghiệp theo nhiều hướng:

• Cung cấp báo cáo thị trường, xu hướng tiêu dùng, chính sách thương mại và tiêu chuẩn mới của nước sở tại.
• Tổ chức chương trình kết nối doanh nghiệp (B2B) và hỗ trợ tham gia hội chợ triển lãm tại địa bàn.
• Cảnh báo sớm về rủi ro và hỗ trợ khi phát sinh vướng mắc với cơ quan sở tại.

Để làm việc hiệu quả với Thương vụ, doanh nghiệp nên gửi thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, mặt hàng (kèm mã HS), năng lực cung ứng và loại đối tác mong muốn. Hồ sơ càng rõ ràng, Thương vụ càng dễ giới thiệu đúng đối tác. Cách chuẩn bị hồ sơ được hướng dẫn trong bài Hồ sơ năng lực và catalog xuất khẩu.

5. Cổng thông tin thị trường nước ngoài và các nguồn dữ liệu công khai

Cổng vietnamexport.com của Bộ Công Thương là cầu nối giữa hệ thống Thương vụ và doanh nghiệp. Cổng có các chuyên mục cơ hội giao thương (doanh nghiệp nước ngoài đang tìm nhà cung cấp Việt Nam), thông tin hội chợ triển lãm quốc tế, báo cáo thị trường và cảnh báo từ Thương vụ.

• Theo dõi mục cơ hội giao thương thuộc ngành của mình và phản hồi sớm, kèm hồ sơ năng lực.
• Tận dụng hiệp hội ngành hàng: CBI gợi ý liên hệ hiệp hội ngành ở nước nhập khẩu để có danh sách hội viên là nhà nhập khẩu và nhà phân phối.
• Sử dụng danh bạ doanh nghiệp theo khu vực: nhiều danh bạ B2B châu Âu cho phép tìm nhà nhập khẩu theo ngành và quốc gia.

Khi đã có tên một người mua tiềm năng, doanh nghiệp nên dành thời gian xác minh pháp nhân và kênh liên lạc chính thức của họ. Hướng dẫn chi tiết có trong bài Giao dịch quốc tế an toàn.

6. Chào hàng cá nhân hóa và chăm sóc khách hàng tiềm năng bền bỉ

Tìm được địa chỉ người mua mới là một nửa chặng đường; nửa còn lại là cách tiếp cận. Các hướng dẫn của CBI thống nhất ở những điểm sau:

1. Cá nhân hóa email đầu tiên: tìm hiểu định vị và dòng sản phẩm của người mua, rồi nêu rõ doanh nghiệp phù hợp với họ ở điểm nào.
2. Gửi kèm tài liệu gọn: một bản giới thiệu công ty ngắn, catalog và các chứng nhận chính. Báo giá và hàng mẫu được gửi ở bước sau, khi người mua đã quan tâm.
3. Gửi tài liệu nhanh: khi người mua hỏi thêm, gửi tài liệu trong vòng một ngày sẽ tạo ấn tượng tốt.
4. Giữ liên lạc đều đặn: gửi một email cập nhật ngắn mỗi tháng cho các khách hàng tiềm năng quan trọng, để doanh nghiệp luôn nằm trong danh sách nhà cung cấp họ cân nhắc.

Kế hoạch 30 ngày gợi ý

• Tuần 1: xác định mã HS và lọc ra 3 thị trường mục tiêu trên Trade Map.
• Tuần 2: hoàn thiện hồ sơ năng lực, catalog song ngữ, trang web hoặc gian hàng B2B.
• Tuần 3: gửi thông tin cho Thương vụ tại 3 thị trường, đăng ký theo dõi cơ hội giao thương và chọn một hội chợ phù hợp.
• Tuần 4: gửi loạt email chào hàng cá nhân hóa đầu tiên và lên lịch chăm sóc từng khách hàng.

Mỗi kênh cho kết quả khác nhau tùy ngành hàng và thị trường. Doanh nghiệp nên cập nhật thông tin về chương trình hỗ trợ với cơ quan chủ trì trước khi đăng ký.

Câu hỏi thường gặp

Xem thêm

Kinh nghiệm

Kinh nghiệm chào giá và đàm phán với người mua nước ngoài

Cách chào giá xuất khẩu: tính giá theo Incoterms, lập báo giá và pro forma invoice chuyên nghiệp, đàm phán giá, thanh toán, điều khoản hợp đồng để chốt đơn.

29/09/2026 · Đọc bài →

Kinh nghiệm

Giao dịch quốc tế an toàn: nhận diện dấu hiệu bất thường, xác minh đối tác và thanh toán an toàn

Giao dịch quốc tế an toàn: nhận diện dấu hiệu bất thường, xác minh đối tác qua Thương vụ và nguồn chính thức, chọn phương thức thanh toán an toàn, bảo vệ email.

29/09/2026 · Đọc bài →

Nguồn tham khảo