🚢 Đồng hành cùng hàng Việt ra thế giớiCập nhật quy định 2026 · 9 thị trường trọng điểm
XNK Việt NamCẩm nang xuất khẩu cho doanh nghiệp Việt

Tóm tắtMột bộ chứng từ đầy đủ và khớp nhau giúp lô hàng thông quan nhanh và người bán nhận tiền đúng hạn. Một lô hàng xuất khẩu thường đi kèm 6–7 nhóm chứng từ. Đó là hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn hàng không (AWB), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), các chứng thư chuyên ngành như kiểm dịch, kiểm nghiệm, và tờ khai hải quan xuất khẩu. Phần lớn chứng từ do người xuất khẩu lập; vận đơn do hãng vận chuyển phát hành; C/O và chứng thư chuyên ngành do cơ quan có thẩm quyền cấp. Nguyên tắc quan trọng nhất là giữ thông tin thống nhất giữa tất cả các chứng từ.

Mục lục 8 phần
  1. Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
  2. Hợp đồng và hóa đơn chiếu lệ: nền móng cho mọi chứng từ khác
  3. Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
  4. Vận đơn đường biển (B/L) và vận đơn hàng không (AWB)
  5. C/O và các chứng thư chuyên ngành: mở cửa ưu đãi và thị trường
  6. Tờ khai hải quan xuất khẩu và hồ sơ lưu trữ
  7. Kiểm tra chéo để chứng từ khớp ngay từ lần đầu
  8. Câu hỏi thường gặp

Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?

Mỗi lô hàng có bộ chứng từ riêng, tùy theo mặt hàng, thị trường nhập khẩu, phương thức vận chuyển và điều kiện thanh toán. Dù vậy, hầu hết lô hàng thương mại đều dựa trên một bộ khung chung như bảng dưới đây. Nắm vững bộ khung này giúp doanh nghiệp chủ động được phần lớn công việc.

Chứng từAi lập / phát hànhDùng để làm gì
Hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)Người bán và người mua thỏa thuận và kýCăn cứ pháp lý của giao dịch: hàng hóa, giá, điều kiện giao hàng, thanh toán
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)Người xuất khẩuThể hiện giá trị hàng, căn cứ để người mua thanh toán và làm thủ tục nhập khẩu
Phiếu đóng gói (Packing List)Người xuất khẩuMô tả cách đóng gói, số kiện, trọng lượng, thể tích từng kiện
Vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn hàng không (AWB)Hãng tàu, hãng hàng không hoặc đại lý giao nhậnBằng chứng hàng đã được nhận để chở; B/L gốc còn có chức năng chứng từ sở hữu hàng
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứCơ quan, tổ chức cấp C/O thuộc Bộ Công Thương, hoặc người xuất khẩu tự chứng nhận khi hiệp định cho phépChứng minh xuất xứ để hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do (FTA) hoặc đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu
Chứng thư chuyên ngành (kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm nghiệm, hun trùng...)Cơ quan hoặc tổ chức được chỉ địnhChứng minh hàng đạt yêu cầu vệ sinh, an toàn, kiểm dịch của nước nhập khẩu
Tờ khai hải quan xuất khẩuNgười khai hải quan (chủ hàng hoặc đại lý hải quan)Khai báo với hải quan Việt Nam để thông quan hàng xuất

Cách nhanh nhất để biết lô hàng cần thêm giấy tờ gì là hỏi người mua ngay từ đầu giao dịch về những chứng từ họ cần để thông quan ở nước nhập khẩu. Đây cũng là khuyến nghị trong các hướng dẫn xuất khẩu chính thức.

Hợp đồng và hóa đơn chiếu lệ: nền móng cho mọi chứng từ khác

Hợp đồng là nơi hai bên thống nhất những thông tin mà mọi chứng từ về sau phải tuân theo. Các thông tin đó gồm: tên hàng và quy cách, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, đồng tiền, điều kiện giao hàng theo Incoterms, cảng đi và cảng đến, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán và danh sách chứng từ người bán cần xuất trình. Hợp đồng càng rõ ràng, các bước sau càng thuận lợi.

Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) thường được gửi trước để báo giá, hoặc để người mua mở thư tín dụng và xin giấy phép nhập khẩu. Nội dung hóa đơn chiếu lệ về sau sẽ được chuyển thành hóa đơn thương mại chính thức. Vì vậy, thống nhất cách mô tả hàng ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể công sức chỉnh sửa.

  • Ghi rõ điều kiện Incoterms kèm năm phiên bản (ví dụ FOB cảng Hải Phòng, Incoterms 2020). Incoterms là bộ quy tắc về điều kiện giao hàng do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, gồm 11 điều kiện, dùng để phân chia chi phí và rủi ro giữa hai bên.
  • Liệt kê chứng từ cần giao cùng số bản gốc và bản sao. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), danh sách này sẽ nằm trong L/C. Lập chứng từ đúng từng chữ theo L/C là điều kiện quan trọng để được ngân hàng thanh toán.

Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói

Hóa đơn thương mại là chứng từ giữa người bán và người mua, nêu rõ hàng được bán và số tiền người mua cần trả. Hải quan nước nhập khẩu dùng hóa đơn để xác định trị giá tính thuế. Vì vậy, mô tả hàng, số lượng và đơn giá khớp với hợp đồng và hàng thực tế sẽ giúp thông quan nhanh.

Về phía Việt Nam, khi làm thủ tục xuất khẩu, hồ sơ hải quan phải có hóa đơn thương mại (hoặc chứng từ có giá trị tương đương) trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.

Phiếu đóng gói bổ sung thông tin cho hóa đơn, gồm số kiện, loại bao bì, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, kích thước hoặc thể tích, và ký mã hiệu trên kiện. Hãng vận chuyển, hải quan và người nhận hàng đều dựa vào phiếu này để đối chiếu khi kiểm tra.

  • Giữ tổng số kiện và tổng trọng lượng trên packing list khớp với vận đơn và tờ khai.
  • Ghi ký mã hiệu (shipping mark) trên phiếu giống hệt ký mã hiệu thực tế trên thùng.

Vận đơn đường biển (B/L) và vận đơn hàng không (AWB)

Vận đơn do bên chuyên chở hoặc đại lý của họ phát hành, dựa trên thông tin người gửi hàng cung cấp trong chỉ dẫn gửi hàng (shipping instruction). Vì vậy, người xuất khẩu có thể chủ động bảo đảm độ chính xác của vận đơn ngay từ khâu gửi thông tin.

  • Vận đơn đường biển (Bill of Lading) vừa là biên nhận hàng, vừa là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Vận đơn gốc theo lệnh còn được dùng để chuyển giao quyền nhận hàng, nên thường gắn với thanh toán qua ngân hàng.
  • Vận đơn hàng không (Air Waybill) là biên nhận hàng và bằng chứng hợp đồng vận chuyển, nhưng không có chức năng chứng từ sở hữu như B/L gốc.

Trước khi hãng tàu phát hành bản chính thức, doanh nghiệp nên yêu cầu bản nháp (draft) để rà soát tên người gửi, người nhận, bên được thông báo (notify party), cảng, mô tả hàng, số container và số seal (niêm phong).

C/O và các chứng thư chuyên ngành: mở cửa ưu đãi và thị trường

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) giúp người mua hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do, đồng thời đáp ứng yêu cầu chứng minh xuất xứ của nước nhập khẩu. Đây là lợi thế cạnh tranh trực tiếp của nhà xuất khẩu. Ở Việt Nam, C/O được khai và cấp qua eCoSys, hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương. Từ ngày 05/05/2025, việc cấp C/O không ưu đãi (như mẫu B) cũng được chuyển về các cơ quan cấp thuộc Bộ Công Thương. Một số hiệp định cho phép người xuất khẩu tự chứng nhận xuất xứ trên chứng từ thương mại. Chi tiết xem bài C/O ưu đãi và các FTA của Việt Nam.

Loại chứng thư chuyên ngành cần có tùy thuộc vào mặt hàng và thị trường, ví dụ:

  • Nông sản, gỗ, bao bì gỗ: thường cần chứng thư kiểm dịch thực vật, đôi khi cần thêm chứng nhận hun trùng.
  • Thủy sản, thịt và sản phẩm động vật: cần chứng thư kiểm dịch hoặc chứng thư an toàn thực phẩm theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
  • Thực phẩm chế biến, mỹ phẩm, hóa chất: có thể cần phiếu kiểm nghiệm, bản thông tin an toàn hóa chất (SDS) hoặc giấy chứng nhận lưu hành.

Yêu cầu có thể thay đổi theo mặt hàng và thời điểm. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại với cơ quan quản lý và nhà nhập khẩu trước khi sản xuất lô hàng.

Tờ khai hải quan xuất khẩu và hồ sơ lưu trữ

Tờ khai hải quan xuất khẩu được khai điện tử theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu gồm tờ khai và hóa đơn thương mại (khi người mua phải thanh toán). Tùy mặt hàng, hồ sơ có thể cần thêm giấy phép xuất khẩu hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ liên quan đến lô hàng, trong đó có tờ khai, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại và vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương. Một bộ hồ sơ lưu trữ đầy đủ, nhất quán giúp doanh nghiệp tự tin khi hải quan kiểm tra sau thông quan.

  • Mã HS (mã phân loại hàng hóa) trên tờ khai phải đúng theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Xem bài Mã HS là gì.
  • Trị giá khai báo phải khớp với hóa đơn và điều kiện giao hàng.

Kiểm tra chéo để chứng từ khớp ngay từ lần đầu

Các hướng dẫn xuất khẩu chính thức đều nhấn mạnh rằng chứng từ đầy đủ, chính xác là yếu tố then chốt để hàng thông quan suôn sẻ ở nước nhập khẩu. Doanh nghiệp nên rà kỹ những điểm sau:

  • Thông tin đồng bộ giữa các chứng từ: tên người nhận, mô tả hàng, số lượng, trọng lượng và số kiện phải giống nhau trên hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và C/O.
  • Mô tả hàng cụ thể, đủ để xác định mã HS và khớp với mô tả trên C/O.
  • Điều kiện Incoterms rõ ràng, kèm phiên bản, để hai bên thống nhất bên nào trả cước, bên nào mua bảo hiểm.
  • Chứng từ đúng từng chữ theo L/C, để ngân hàng chấp nhận thanh toán mà không phát sinh sai biệt.
  • Chứng thư chuyên ngành đầy đủ và còn hiệu lực cho đến khi hàng tới nơi.
  • Đúng mẫu C/O và tiêu chí xuất xứ, để người mua được hưởng trọn ưu đãi thuế.

Danh mục đối chiếu nhanh

  1. Tên, địa chỉ người bán và người mua giống nhau trên mọi chứng từ.
  2. Mô tả hàng, mã HS, số lượng và đơn vị tính thống nhất.
  3. Tổng số kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì khớp giữa phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai.
  4. Số container, số seal trên vận đơn trùng với thực tế.
  5. Số và ngày hóa đơn trên C/O trùng với hóa đơn thương mại.
  6. Điều kiện giao hàng và thanh toán đúng như hợp đồng hoặc L/C.
  7. Chứng thư chuyên ngành còn hiệu lực, đúng tên hàng và số lô.

Biến kiến thức thành đơn hàng

Để lại ngành hàng và thị trường — nhận checklist chứng nhận, hồ sơ nhà xưởng và lộ trình dành riêng cho bạn.

Nhận checklist miễn phí

Câu hỏi thường gặp

Bộ chứng từ xuất khẩu tối thiểu gồm những gì?
Bộ chứng từ tối thiểu thường gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan. Tùy mặt hàng và thị trường, lô hàng có thể cần thêm C/O, chứng thư kiểm dịch, kiểm nghiệm hoặc giấy phép. Cách chủ động nhất là hỏi người mua danh sách chứng từ họ cần ngay từ đầu.
Ai lập vận đơn đường biển?
Vận đơn do hãng tàu hoặc đại lý giao nhận phát hành, dựa trên chỉ dẫn gửi hàng của người xuất khẩu. Người xuất khẩu nên duyệt bản nháp trước khi phát hành chính thức.
Hóa đơn thương mại có bắt buộc trong hồ sơ hải quan xuất khẩu không?
Theo quy định hiện hành về hồ sơ hải quan, hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương được nộp trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
C/O xin ở đâu?
C/O được khai qua hệ thống eCoSys của Bộ Công Thương và do các cơ quan, tổ chức cấp C/O cấp. Từ 05/05/2025, VCCI (Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam) không còn cấp C/O; việc cấp C/O không ưu đãi cũng chuyển về Bộ Công Thương.
Làm sao để nhận tiền nhanh và giữ trọn ưu đãi thuế cho người mua?
Doanh nghiệp cần lập chứng từ khớp đúng L/C để ngân hàng thanh toán suôn sẻ, và làm C/O đúng mẫu, đúng thông tin để người mua được hưởng ưu đãi thuế. Cả hai kết quả này đều đến từ một thói quen: kiểm tra chéo toàn bộ chứng từ trước khi giao.

Xem thêm

C/O ưu đãi và các FTA của Việt Nam: chọn đúng mẫu để hàng cạnh tranh hơnMã HS là gì và cách tra cứu để khai báo đúng, thông quan thuận lợi7 kinh nghiệm giúp lô hàng xuất khẩu đầu tiên diễn ra suôn sẻThị trường EUThị trường MỹThị trường Trung Quốc
Thủ tục

Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu: điều kiện A/B/C, mua khi nào và bồi thường ra sao

Bảo hiểm hàng xuất khẩu theo Institute Cargo Clauses A, B, C: rủi ro được bảo hiểm, loại trừ, khi nào người bán mua (CIF, CIP), mức 110% và hồ sơ bồi thường.

29/09/2026 · Đọc bài →
Thủ tục

Chọn Incoterms 2020 cho hợp đồng xuất khẩu: nên dùng FOB, CIF, FCA hay DAP

Cách chọn Incoterms 2020 cho hợp đồng xuất khẩu: so sánh FOB, FCA, CFR, CIF, CIP, DAP, DDP theo điểm chuyển rủi ro, chi phí, bảo hiểm, hàng container và L/C.

29/09/2026 · Đọc bài →

Nguồn tham khảo

  1. Cổng thông tin thương mại Việt Nam (Bộ Công Thương) – Thủ tục và hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
  2. Cổng TTĐT Chính phủ – Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC về thủ tục hải quan
  3. International Trade Administration (trade.gov) – Common Export Documents
  4. ICC – Incoterms rules
  5. eCoSys (Bộ Công Thương) – Triển khai cấp C/O mẫu A, mẫu B, C/O không ưu đãi từ 05/05/2025
  6. trade.gov – Simplified Process for Exporting to Mexico (Common Mistakes)

Nội dung biên soạn từ các nguồn chính thức trên và được cập nhật khi có văn bản mới. Mẹo nhỏ: xác nhận yêu cầu riêng của nhà nhập khẩu trước khi chốt đơn để mọi thứ suôn sẻ.