Kinh nghiệm chào giá và đàm phán với người mua nước ngoài

1. Tính giá thành xuất khẩu theo từng điều kiện Incoterms

Incoterms là bộ quy tắc điều kiện giao hàng do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, phân định bên nào trả chi phí và bên nào chịu rủi ro ở từng chặng vận chuyển. Cùng một sản phẩm, giá EXW (giao tại xưởng), FOB (giao lên tàu), CFR (tiền hàng và cước) hay CIF (tiền hàng, bảo hiểm và cước) sẽ khác nhau, vì phạm vi chi phí người bán đảm nhận khác nhau. Lập sẵn bảng giá theo các điều kiện thường dùng giúp doanh nghiệp trả lời người mua nhanh và tự tin.

• Từ giá xuất xưởng: cộng chi phí đóng gói xuất khẩu, vận chuyển nội địa ra cảng, thủ tục hải quan, phí chứng từ và phí C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) để ra giá FOB.
• Thêm cước vận tải chính: cộng cước biển hoặc cước hàng không để ra giá CFR; cộng tiếp phí bảo hiểm để ra giá CIF.
• Cộng biên lợi nhuận sau khi đã tính đủ chi phí, rồi quy đổi ra đơn giá cho mỗi sản phẩm.

Công cụ Tính giá chào FOB, CFR, CIF giúp doanh nghiệp thực hiện phép tính này trong vài phút, còn Incoterms 2020 trực quan cho thấy rõ điểm chuyển giao rủi ro của từng điều kiện.

2. Hiểu “giá đến tay” người mua để chào giá cạnh tranh

Trade.gov khuyên nhà xuất khẩu tìm hiểu landed cost (giá đến tay), tức tổng chi phí khi hàng đến cửa người mua. Con số này gồm giá hàng, bảo hiểm, cước, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phí khác. Người mua thường dùng con số này khi so sánh các nhà cung cấp, vì vậy doanh nghiệp hiểu càng rõ thì càng dễ chứng minh lợi thế của mình.

• Tra thuế nhập khẩu tại nước đến theo mã HS (mã phân loại hàng hóa) của sản phẩm. Xem bài Mã HS là gì.
• Kiểm tra ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do (FTA): nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ, C/O ưu đãi giúp người mua trả thuế thấp hơn. Đây là một điểm cộng lớn trong đàm phán. Xem C/O ưu đãi và các FTA.
• Nêu rõ lợi thế trong thư chào hàng. Một câu như “hàng đủ điều kiện cấp C/O mẫu … theo hiệp định …” thường được người mua đánh giá cao.

3. Báo giá và pro forma invoice: trình bày chuyên nghiệp

Theo trade.gov, báo giá ở dạng pro forma invoice (hóa đơn chiếu lệ) thường đủ cho giao dịch nhỏ. Người mua cũng dùng chứng từ này để xin giấy phép nhập khẩu, mở thư tín dụng (L/C) hoặc thu xếp vốn. Hóa đơn chiếu lệ cần ghi rõ chữ “pro forma invoice”, có xác nhận thông tin là chính xác và nêu xuất xứ hàng hóa.

Nội dung của một báo giá đầy đủ

• Mô tả sản phẩm, quy cách, mã HS và các chứng nhận liên quan.
• Đơn giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện Incoterms kèm địa điểm cụ thể và phiên bản (ví dụ FOB Hải Phòng, Incoterms 2020).
• Bậc giá theo số lượng, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và quy cách đóng gói.
• Điều kiện thanh toán, thời gian sản xuất và thời gian giao hàng.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá.

CBI (cơ quan hỗ trợ xuất khẩu của Hà Lan) khuyên doanh nghiệp giải thích được những yếu tố làm nên mức giá của mình, như chất lượng, chứng nhận và độ ổn định của nguồn cung, thay vì chỉ gửi con số.

4. Chuẩn bị đàm phán: biết khung giá và các “con bài” trao đổi

Đàm phán thành công bắt đầu từ trước khi ngồi vào bàn. Doanh nghiệp nên xác định trước ba yếu tố: giá mục tiêu, giá sàn (mức thấp nhất có thể chấp nhận) và các nhượng bộ có thể đưa ra để đổi lấy lợi ích tương ứng.

• Đổi nhượng bộ lấy giá trị: chỉ giảm giá khi đi kèm số lượng lớn hơn, tỷ lệ đặt cọc cao hơn hoặc hợp đồng dài hạn.
• Linh hoạt ngoài giá: thời gian giao hàng, quy cách đóng gói, điều kiện Incoterms hay hỗ trợ nhãn riêng thường có giá trị lớn với người mua.
• Nghiên cứu đối thủ: CBI khuyên doanh nghiệp tìm hiểu cách đối thủ định vị để làm nổi bật điểm khác biệt của mình.
• Tôn trọng phong cách từng thị trường: CBI ghi nhận người mua Đức ưa giao tiếp thẳng thắn, hiệu quả và tài liệu đầy đủ, trong khi người mua Pháp coi trọng việc xây dựng quan hệ và câu chuyện sản phẩm.

5. Chọn phương thức thanh toán vừa cạnh tranh vừa an tâm

Trade.gov xếp các phương thức thanh toán theo mức độ an toàn cho người bán như sau:

• Trả tiền trước là phương thức an toàn nhất cho người bán.
• Thư tín dụng (L/C) bảo đảm thanh toán khi chứng từ xuất trình phù hợp với điều kiện của L/C.
• Nhờ thu kèm chứng từ có chi phí thấp hơn nhưng ít cơ chế bảo vệ hơn.
• Ghi sổ (open account) hấp dẫn người mua nhất, nhưng người bán cần công cụ hỗ trợ như bảo hiểm tín dụng xuất khẩu.

Từ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng một số nguyên tắc:

• Với khách hàng mới: kết hợp đặt cọc với L/C, hoặc yêu cầu thanh toán phần còn lại trước khi giao chứng từ.
• Với khách hàng quen, có lịch sử thanh toán tốt: có thể nới dần điều kiện để tăng sức cạnh tranh.
• Đàm phán thanh toán như đàm phán giá: một điều kiện thanh toán tốt hơn đôi khi có giá trị ngang một mức giảm giá.

Xem thêm bài Giao dịch quốc tế an toàn.

6. Chốt thỏa thuận bằng hợp đồng rõ ràng

Khi hai bên đã thống nhất, cần ghi lại đầy đủ nội dung bằng văn bản. Việt Nam là thành viên Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) từ ngày 01/01/2017. Khi tham gia, Việt Nam bảo lưu về hình thức hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng mua bán quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam vẫn cần được lập bằng văn bản theo pháp luật thương mại Việt Nam.

Danh mục điều khoản chính

1. Tên hàng, mã HS, quy cách, chất lượng và cách kiểm tra chất lượng.
2. Số lượng, dung sai, đóng gói và ký mã hiệu.
3. Giá, đồng tiền, điều kiện Incoterms kèm địa điểm và phiên bản.
4. Thời hạn và phương thức giao hàng; các chứng từ người bán phải cung cấp.
5. Phương thức và thời hạn thanh toán; ngân hàng nhận tiền.
6. Khiếu nại, bất khả kháng, luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp.

Thông tin cụ thể về thuế, phí và quy định thay đổi theo mặt hàng và theo thời điểm. Doanh nghiệp nên cập nhật lại trước mỗi lần chào giá.

7. Sau khi chốt đơn: giữ chân người mua cho các đơn tiếp theo

Đơn hàng đầu tiên là cơ hội để chứng minh uy tín. Theo CBI, người mua đánh giá cao nhà cung cấp giữ đúng cam kết và chủ động thông báo sớm khi có thay đổi. Một số thói quen tốt doanh nghiệp nên duy trì:

• Thường xuyên cập nhật tiến độ sản xuất và lịch tàu cho người mua.
• Gửi bản nháp chứng từ để người mua duyệt trước khi phát hành chính thức. Xem Bộ chứng từ xuất khẩu.
• Xin phản hồi của người mua sau khi hàng đến để cải thiện cho các lô hàng sau.

Câu hỏi thường gặp

Xem thêm

Kinh nghiệm

Giao dịch quốc tế an toàn: nhận diện dấu hiệu bất thường, xác minh đối tác và thanh toán an toàn

Giao dịch quốc tế an toàn: nhận diện dấu hiệu bất thường, xác minh đối tác qua Thương vụ và nguồn chính thức, chọn phương thức thanh toán an toàn, bảo vệ email.

29/09/2026 · Đọc bài →

Kinh nghiệm

Hồ sơ năng lực và catalog xuất khẩu: cấu trúc và nội dung thuyết phục người mua nước ngoài

Cách làm hồ sơ năng lực và catalog xuất khẩu thuyết phục người mua nước ngoài: cấu trúc, năng lực sản xuất, MOQ, chứng nhận, ảnh sản phẩm, bản một trang.

29/09/2026 · Đọc bài →

Nguồn tham khảo