Quy trình xuất khẩu hàng hóa 9 bước: từ hợp đồng đến nhận tiền

Mục lục 9 phần

Toàn cảnh 9 bước của một lô hàng xuất khẩu
Bước 1: Kiểm tra mặt hàng và thị trường trước khi chào giá
Bước 2–3: Đàm phán, ký hợp đồng và chốt phương thức thanh toán
Bước 4: Chuẩn bị hàng, đóng gói và chứng nhận chuyên ngành
Bước 5–6: Đặt chỗ tàu, đóng hàng và khai báo VGM
Bước 7: Khai hải quan và thông quan hàng xuất
Bước 8: Nhận vận đơn, xin C/O và hoàn thiện bộ chứng từ
Bước 9: Gửi chứng từ, nhận tiền và lưu hồ sơ
Câu hỏi thường gặp

Toàn cảnh 9 bước của một lô hàng xuất khẩu

Dù xuất sang thị trường nào, phần lớn lô hàng thương mại bằng đường biển đều theo cùng một trình tự. Bảng dưới đây tóm tắt thứ tự công việc, người thực hiện và chứng từ được tạo ra ở mỗi bước.

Bước	Việc chính	Người thực hiện	Kết quả hoặc chứng từ
1	Kiểm tra mặt hàng, mã HS (mã phân loại hàng hóa), chính sách xuất khẩu và yêu cầu của nước nhập khẩu	Người xuất khẩu	Danh sách giấy phép, chứng nhận cần có
2	Chào giá, đàm phán và ký hợp đồng	Người bán và người mua	Hợp đồng, hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice)
3	Nhận tiền đặt cọc hoặc thư tín dụng (L/C) nếu có	Người mua, ngân hàng	Điện chuyển tiền, L/C
4	Sản xuất, đóng gói và làm chứng nhận chuyên ngành	Người xuất khẩu, cơ quan chuyên ngành	Phiếu đóng gói, chứng thư kiểm dịch, phiếu kiểm nghiệm
5	Đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc công ty giao nhận	Người xuất khẩu hoặc người mua, tùy điều kiện Incoterms	Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation)
6	Đóng hàng vào container, khai khối lượng toàn bộ đã xác minh (VGM), hạ container tại bãi cảng	Người xuất khẩu, công ty giao nhận	Số container, số seal, VGM
7	Khai hải quan và thông quan	Người khai hải quan	Tờ khai xuất khẩu đã thông quan
8	Nhận vận đơn, xin C/O và lập bộ chứng từ	Hãng tàu, cơ quan cấp C/O, người xuất khẩu	Vận đơn (B/L), C/O, hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list)
9	Gửi chứng từ, nhận tiền và lưu hồ sơ	Người xuất khẩu, ngân hàng	Giấy báo có của ngân hàng, hồ sơ lô hàng hoàn chỉnh

Thứ tự bước 3 và bước 4 có thể thay đổi tùy thỏa thuận thanh toán. Các mục dưới đây đi sâu vào từng bước và những lưu ý giúp mỗi bước diễn ra nhanh hơn.

Bước 1: Kiểm tra mặt hàng và thị trường trước khi chào giá

Bước chuẩn bị này không mất nhiều thời gian nhưng ảnh hưởng đến toàn bộ các bước phía sau. Doanh nghiệp cần làm rõ ba câu hỏi:

Mã HS của hàng hóa là gì? Mã HS quyết định chính sách quản lý, thuế và quy tắc xuất xứ. Xem thêm bài mã HS là gì.
Hàng có thuộc diện quản lý khi xuất khẩu không? Luật Quản lý ngoại thương và Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định danh mục hàng cấm xuất khẩu (Phụ lục I) và hàng xuất khẩu theo giấy phép, theo điều kiện (Phụ lục III). Phần lớn hàng công nghiệp và nông sản thông thường được xuất khẩu tự do, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan.
Nước nhập khẩu yêu cầu gì? Các yêu cầu thường gặp gồm chứng nhận sản phẩm, kiểm dịch, nhãn mác và đăng ký cơ sở. Cách nhanh nhất là hỏi người mua danh sách chứng từ họ cần để thông quan. Các trang thị trường như EU, Mỹ, Trung Quốc tổng hợp sẵn các yêu cầu chính.

Đồng thời, doanh nghiệp nên tra cứu xem thị trường có hiệp định thương mại tự do (FTA) với Việt Nam hay không. Nếu có, C/O ưu đãi giúp người mua giảm thuế nhập khẩu và tạo lợi thế khi chào giá. Công cụ tra FTA và C/O hỗ trợ tra cứu nhanh nội dung này.

Bước 2–3: Đàm phán, ký hợp đồng và chốt phương thức thanh toán

Hợp đồng là căn cứ cho mọi chứng từ về sau. Những điều khoản cần thống nhất rõ gồm:

Hàng hóa: tên thương mại, quy cách, mã HS tham khảo, số lượng và dung sai.
Giá và điều kiện giao hàng Incoterms: ghi kèm địa điểm và phiên bản, ví dụ “FOB Hai Phong Port, Incoterms 2020”. Incoterms 2020 của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) gồm 11 điều kiện, phân định bên trả cước, bên mua bảo hiểm và địa điểm chuyển giao rủi ro. Có thể tra nhanh bằng công cụ Incoterms 2020.
Thời hạn và cảng giao hàng, kèm quy định có cho phép giao hàng từng phần hoặc chuyển tải hay không.
Thanh toán: chuyển tiền (T/T) đặt cọc và thanh toán phần còn lại, nhờ thu kèm chứng từ (D/P), hoặc thư tín dụng (L/C). Với khách hàng mới hoặc đơn hàng giá trị lớn, L/C giúp người bán an tâm hơn vì ngân hàng cam kết thanh toán khi chứng từ phù hợp. Xem bài thanh toán L/C theo UCP 600.
Danh sách chứng từ người bán phải giao, gồm số bản gốc vận đơn, mẫu C/O, chứng thư kiểm dịch và chứng từ bảo hiểm (nếu giao hàng theo CIF, CIP).

Sau khi ký hợp đồng, người bán thường gửi hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) để người mua chuyển tiền cọc hoặc mở L/C. Khi nhận L/C, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay từng điều kiện so với hợp đồng. Điểm nào chưa khớp thì đề nghị sửa L/C trước khi giao hàng, vì đây là thời điểm sửa đổi thuận lợi nhất.

Bước 4: Chuẩn bị hàng, đóng gói và chứng nhận chuyên ngành

Trong thời gian sản xuất, doanh nghiệp đồng thời chuẩn bị các giấy tờ gắn với hàng hóa:

Đóng gói và ghi ký mã hiệu theo hợp đồng. Pallet và thùng gỗ dùng làm bao bì cần được xử lý và đóng dấu theo tiêu chuẩn quốc tế ISPM 15 của Công ước Bảo vệ thực vật quốc tế (IPPC), áp dụng cho bao bì gỗ nguyên khối dày trên 6 mm, với hai phương pháp phổ biến là xử lý nhiệt (HT) và xông methyl bromide (MB).
Chứng nhận chuyên ngành theo yêu cầu của nước nhập khẩu, gồm kiểm dịch thực vật cho nông sản, gỗ; kiểm dịch động vật cho thủy sản, thịt; kiểm nghiệm chất lượng và an toàn thực phẩm.
Phiếu đóng gói (packing list): lập theo từng kiện, ghi trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và thể tích. Công cụ tạo Invoice và Packing List giúp lập nhanh hai chứng từ này với số liệu khớp nhau.

Doanh nghiệp nên tính trước thể tích hàng bằng công cụ tính CBM và xếp container để chọn loại container phù hợp và đặt chỗ chính xác.

Bước 5–6: Đặt chỗ tàu, đóng hàng và khai báo VGM

Theo điều kiện Incoterms đã chọn, bên chịu trách nhiệm thuê tàu sẽ đặt chỗ. Với FOB, người mua thường chỉ định hãng tàu hoặc công ty giao nhận. Với CFR, CIF, người bán chủ động đặt chỗ. Xác nhận đặt chỗ ghi rõ tên tàu, số chuyến, giờ cắt máng (closing time – hạn chót nhận container tại cảng) và nơi lấy container rỗng.

Khi đóng hàng, doanh nghiệp ghi lại số container và số seal để dùng cho tờ khai và vận đơn. Từ ngày 01/07/2016, Công ước SOLAS của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) yêu cầu container có hàng phải có khối lượng toàn bộ đã xác minh (VGM) trước khi xếp lên tàu. VGM được xác định bằng cách cân toàn bộ container, hoặc cộng khối lượng từng kiện hàng, vật liệu chèn lót với vỏ container theo phương pháp được chấp thuận. Gửi VGM cho hãng tàu đúng hạn giúp container được xếp lên đúng chuyến.

Bước 7: Khai hải quan và thông quan hàng xuất

Tờ khai xuất khẩu được khai điện tử trên VNACCS/VCIS, hệ thống thông quan tự động của Hải quan Việt Nam. Theo Luật Hải quan 2014, tờ khai hàng xuất khẩu được nộp sau khi đã tập kết hàng tại địa điểm người khai thông báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Hệ thống tự phân luồng tờ khai:

Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, hàng được thông quan nhanh.
Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ.
Luồng đỏ: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Sau khi thông quan, hàng được xác nhận qua khu vực giám sát và xếp lên tàu. Toàn bộ quy trình khai báo, phân luồng và sửa tờ khai được trình bày chi tiết tại bài thủ tục hải quan xuất khẩu trên VNACCS.

Bước 8: Nhận vận đơn, xin C/O và hoàn thiện bộ chứng từ

Khi tàu khởi hành, hãng tàu hoặc công ty giao nhận phát hành vận đơn. Trước đó, người gửi hàng nhận bản nháp vận đơn (draft B/L) để kiểm tra tên người gửi, người nhận, mô tả hàng, số container, số seal và trọng lượng. Kiểm tra kỹ bản nháp giúp tránh phải sửa vận đơn gốc về sau. Các loại vận đơn và cách đọc từng ô được trình bày trong bài vận đơn đường biển.

Với hàng đi thị trường có FTA, doanh nghiệp khai C/O trên eCoSys, hệ thống cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương, hoặc tự chứng nhận xuất xứ khi hiệp định cho phép (xem C/O và FTA và tự chứng nhận xuất xứ). Cuối cùng, doanh nghiệp tập hợp đủ bộ chứng từ theo hợp đồng hoặc L/C, gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O, chứng thư chuyên ngành và chứng từ bảo hiểm (nếu có). Bảng tổng hợp từng loại chứng từ được trình bày trong bài bộ chứng từ xuất khẩu.

Bước 9: Gửi chứng từ, nhận tiền và lưu hồ sơ

Cách gửi chứng từ phụ thuộc vào phương thức thanh toán:

Phương thức	Cách giao chứng từ	Lợi ích đối với người bán
T/T trả trước toàn bộ	Gửi thẳng cho người mua hoặc giao hàng bằng vận đơn đã “surrender” (vận đơn gốc được nộp lại tại cảng đi để người mua nhận hàng không cần bản gốc)	Nhận tiền trước khi giao hàng
T/T đặt cọc, phần còn lại khi có bản sao B/L	Gửi bản scan chứng từ và giữ bản gốc đến khi nhận đủ tiền	Giữ quyền kiểm soát hàng bằng B/L gốc
Nhờ thu D/P	Xuất trình qua ngân hàng, người mua trả tiền rồi mới nhận chứng từ	Chi phí thấp hơn L/C, vẫn giữ chứng từ qua ngân hàng
L/C	Xuất trình tại ngân hàng theo điều kiện L/C	Ngân hàng cam kết thanh toán khi chứng từ phù hợp

Theo quy tắc UCP 600 của ICC, nếu L/C không quy định khác, chứng từ gồm vận đơn gốc phải được xuất trình trong vòng 21 ngày theo lịch kể từ ngày giao hàng và không muộn hơn ngày hết hạn L/C. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập bộ chứng từ ngay khi tàu khởi hành.

Khi nhận tiền, doanh nghiệp cần lưu trọn bộ hồ sơ lô hàng, gồm hợp đồng, tờ khai, chứng từ vận tải, C/O và chứng từ thanh toán. Hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp chủ động khi cơ quan hải quan, cơ quan cấp C/O hay nước nhập khẩu yêu cầu xác minh, đồng thời là tư liệu tham khảo để các lô sau thực hiện nhanh hơn.

Chính sách mặt hàng, yêu cầu chứng nhận và thủ tục thay đổi theo từng mặt hàng và từng thời điểm, vì vậy doanh nghiệp nên xác nhận lại với cơ quan quản lý và đối tác nhập khẩu trước mỗi đơn hàng mới.

Biến kiến thức thành đơn hàng

Để lại ngành hàng và thị trường — nhận checklist chứng nhận, hồ sơ nhà xưởng và lộ trình dành riêng cho bạn.

Nhận checklist miễn phí

Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu lô hàng đầu tiên cần chuẩn bị gì trước?

Doanh nghiệp cần xác định mã HS, kiểm tra hàng có thuộc diện cấm hoặc cần giấy phép theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP hay không, hỏi người mua danh sách chứng từ họ cần và tra cứu FTA để biết có thể làm C/O ưu đãi hay không.

Nên chọn Incoterms nào khi mới xuất khẩu?

FOB và EXW giúp người bán giảm bớt trách nhiệm về vận tải quốc tế, còn CFR, CIF giúp người bán chủ động chọn hãng tàu và lịch tàu. Doanh nghiệp nên chọn điều kiện phù hợp với năng lực logistics của mình và ghi rõ địa điểm kèm “Incoterms 2020” trong hợp đồng.

Khai hải quan xuất khẩu vào thời điểm nào?

Theo Luật Hải quan 2014, tờ khai được nộp sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm người khai thông báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

VGM là gì và ai có trách nhiệm khai báo?

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã xác minh của container có hàng, bắt buộc theo Công ước SOLAS từ 01/07/2016. Người gửi hàng ghi trên vận đơn có trách nhiệm cung cấp VGM cho hãng tàu trước khi xếp hàng.

Bao lâu sau khi giao hàng thì phải xuất trình chứng từ L/C?

Theo UCP 600, nếu L/C không quy định khác, chứng từ phải được xuất trình trong vòng 21 ngày theo lịch kể từ ngày giao hàng và không muộn hơn ngày hết hạn L/C.

Xem thêm

Bộ chứng từ xuất khẩu chuẩn: từng loại giấy tờ, bên lập và cách thông quan thuận lợi Vận đơn đường biển (B/L): các loại, cách đọc, Surrendered B/L và Seaway bill Thanh toán quốc tế bằng L/C: quy trình, bộ chứng từ theo UCP 600 và cách lập chứng từ tránh bất hợp lệ C/O ưu đãi và các FTA của Việt Nam: chọn đúng mẫu để hàng cạnh tranh hơn Mã HS là gì và cách tra cứu để khai báo đúng, thông quan thuận lợi 7 kinh nghiệm giúp lô hàng xuất khẩu đầu tiên diễn ra suôn sẻ

Thủ tục

Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu: điều kiện A/B/C, mua khi nào và bồi thường ra sao

Bảo hiểm hàng xuất khẩu theo Institute Cargo Clauses A, B, C: rủi ro được bảo hiểm, loại trừ, khi nào người bán mua (CIF, CIP), mức 110% và hồ sơ bồi thường.

29/09/2026 · Đọc bài →